Privacy

PRIVACY VERKLARING

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Koninklijke Volleybalclub Kortessem (KOVOK) houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als sportvereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door KOVOK verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen :

  • Administratieve doeleinde;
  • Het uitvoering geven aan het lidmaatschap.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: het lidmaatschap;
Voor de bovenstaande doelstellingen kan KOVOK de volgende persoonsgegevens van u vragen: Naam ; adres ; woonplaats ; telefoonnummer ; E-mailadres ; geslacht ; geboorteplaats- & datum ; Rijksregisternummer (nodig voor aansluiting bij Volley Vlaanderen) ; mutualiteit  (voor verklaring inzake tussenkomst lidgeld)
Uw persoonsgegevens worden door ons opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers
Persoonsgegevens van klanten, sponsors of leveranciers worden door Koninklijke Volleybalclub Kortessem (KOVOK) verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinde;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Koninklijke Volleybalclub Kortessem (KOVOK)de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam ; adres ; woonplaats ; telefoonnummer ; KBO nummer ; (zakelijk) E-mailadres; geslacht.

Uw persoonsgegevens worden door ons opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist .

Beeldmateriaal
Bij gelegenheid neemt Koninklijke Volleybalclub Kortessem (KOVOK) beeld- en/of geluidmateriaal op van volleybalactiviteiten. Het betreft typisch sfeerbeelden die kunnen worden gepubliceerd met als doel:

  • Het informeren van onze leden, supporters en volgers;
  • Het versterken van het imago van volleybalclub KOVOK;
  • Het vergroten van de bekendheid van volleybalclub KOVOK.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Het betreft:

  • Administratie op bondsniveau Volley Vlaanderen en Volley Limburg
  • Administratie op gemeentelijke niveau (toelagedossiers)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Wij zullen de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)-gegevens bij ons kan opvragen. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Koninklijke Volleybalclub Kortessem (KOVOK)bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Koninklijke Volleybalclub Kortessem (KOVOK) van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. En zij zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

U heeft recht op inzage, rechtzetting of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op:
Koninklijke Volleybalclub Kortessem (KOVOK)
Oorsprongstraat 37
3720   KORTESSEM
info_kovok@telenet.be